Você liga para três empresas, descreve o mesmo problema e recebe três respostas iguais: "depende". Não é má vontade - é que o escopo de software realmente varia muito. Mas dá para ser bem mais útil que isso.
As faixas, sem enrolação
Um site institucional bem feito, com design próprio e não um template, começa na casa dos R$ 2.500. Um checkout integrado a uma API de pagamento em tempo real fica perto de R$ 5.000. Um sistema interno sob medida - cadastro, fluxo, permissão, relatório - costuma ficar entre R$ 8 mil e R$ 25 mil, dependendo de quantos fluxos ele precisa cobrir.
Essas faixas assustam menos do que o silêncio. E servem para uma coisa importante: se o seu orçamento é R$ 3 mil e você precisa de um ERP inteiro, os dois lados descobrem isso na primeira conversa em vez de na terceira reunião.
O que faz o número subir
- Integração com sistema legado que não tem API - alguém vai ter que raspar tela ou ler arquivo.
- Regra de negócio que só existe na cabeça de uma pessoa e muda conforme o caso.
- Migração de dados sujos: cadastro duplicado, campo usado para outra coisa, histórico incompleto.
- Prazo apertado, que obriga a colocar mais gente em paralelo do que o projeto pede.
- Aprovação por comitê, onde cada rodada de revisão custa uma semana.
O que quase não muda o preço
A quantidade de telas, ao contrário do que parece. Vinte telas parecidas custam bem menos que cinco telas com regras diferentes. O trabalho está na regra, não no desenho.
Como pedir um orçamento que sirva para alguma coisa
Em vez de "quanto custa um sistema de gestão", conte o que dói: quantas pessoas mexem, quantas vezes por dia, o que acontece hoje quando dá errado, e qual número você quer ver mudar. Com isso qualquer fornecedor decente consegue te dar uma faixa em vez de um "depende".
Orçamento fechado antes de entender o problema é chute com aparência de contrato.