A regra é simples de enunciar: se um humano copia dado de um sistema para outro, esse trabalho pode ser automatizado. A parte difícil é saber quando vale o custo de automatizar.
A conta que decide
Multiplique o tempo gasto por semana pelo custo/hora de quem faz. Compare com o custo da integração dividido por vinte e quatro meses. Se o retrabalho custa mais, a integração se paga - e a partir dali é lucro.
O que quase sempre vale
- Pedido do e-commerce entrando sozinho no ERP.
- Emissão de nota disparada pelo próprio fluxo de venda.
- Estoque sincronizado entre marketplace e loja física.
- Cobrança e conciliação, onde erro manual custa dinheiro de verdade.
O que costuma ser overkill
Integrar um processo que roda uma vez por mês e leva vinte minutos. Ou integrar com um sistema que a empresa já decidiu trocar no ano que vem. Nos dois casos, o trabalho manual sai mais barato.
O detalhe que separa integração boa de dor de cabeça
Toda integração falha em algum momento - a outra ponta cai, muda um campo, estoura o limite. O que diferencia uma integração bem feita é o que acontece nesse momento: ela precisa reter o que falhou, tentar de novo sozinha, e avisar alguém quando desistir. Integração sem painel de erro e sem alerta é uma bomba-relógio silenciosa.